Mails scheinen Zeit zu sparen. Wenn aber bei dem Schreiben der zweite Schritt vor dem ersten getan wird, dann kann die Klärung der daraus entstehenden Irritationen zusätzlich Arbeitszeit kosten.
Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter glaubt, dass Sie mit seiner Arbeitsleistung ganz zufrieden sind. Sie aber schicken ihm ohne Vorwarnung eine Mail mit einer Einladung zu einer Fortbildung, weil Sie ihm etwas Gutes tun wollen. Der Mitarbeiter ist brüskiert. Er erwartet zu Recht, dass Sie mit ihm sprechen und konkrete Fortbildungsziele festlegen. Warum soll ausgerechnet er zu dieser Fortbildung? Welches Verhalten soll er optimieren? Wie soll das von Ihnen gewünschte Verhalten nach der Fortbildung aussehen? Und was konkret kann die Fortbildung zu diesem Entwicklungsschritt beitragen? Reden Sie mit ihm, in einer Mail können Sie all dies nicht klären. Und im schlechtesten Fall geht der Mitarbeiter demotiviert in die Fortbildungsveranstaltung und ist mehr mit seinem Ärger beschäftigt als mit den angebotenen Inhalten.